市役所の仕事｜監督職15年目｜私が実践するチームマネジメント（リスク管理）｜業務円滑化のポイントは座席配置に有り

おはようございます。
兼業公務員ひろばです。
市役所で係長になってから15年目
現在は11人の係のチームマネジメントをしています。

係長として心がけていること、３つご紹介します。
実践しながら、たどり着いた私なりの方法です。

①居心地が良い職場にしたい

家族以上に長い時間を過ごす職場なので、どうせなら楽しく仕事できる環境を作りたい。
人間関係のストレスを減らすことで心身ともに健康維持、パフォーマンスを上げることにもつながります。
ベストを尽くして仕事を頑張ってくれていることへの感謝の気持ちと「あなたはこのチームに必要不可欠な大切な存在」だという思いは普段から伝えるようにしています。
この市役所で働くことの存在意義を見出してもらうことが重要。
あなたは大切な人財。私はそう思っています、と。
あなたがいてくれるから、この組織が無事うまく回っている、その事実と感謝の気持ちをきちんと言葉にして伝えます。

言わなければ伝わらないこと、意外に多い。
思っているだけでは、相手にとっては思ってないのと同じことかもしれない。
それじゃ、もったいない。
言うのはタダ。
私なら、直接言ってもらったらうれしいと思うから。
素直な気持ちを伝えるだけでいい、私には言わない理由がないです。
たまには、お菓子を配りながらのコミュニケーションも。愛が伝われば、うれしい。

②メインとサブの２人体制を組む

実際には、とても難しい場合も多くあります。
市役所では職員それぞれ全員が違う業務をすることも多いので。
それでも、絶対に一人で抱え込ませない！が私のポリシー。午前と午後で半分ずつ全く違う業務を担当してもらうことも。
ペアを組むことで、相談相手ができる。突然の体調不良でも仕事が分かる相手がいれば安心して任せることができる。
本人の精神的、肉体的な負担軽減とともに、急な病気入院手術、妊娠、育休、人事異動等の際の業務引継ぎに備えることができます。
どんなことがあったとしても、組織として業務を滞りなく遂行する必要がある。
そのためのリスク管理として。

また、メイン・サブの業務分担の際は、全員が納得してこそ可能。
特定の職員にばかり負担が偏るのは不公平感のもと。
全員均等は無理な話なので、役職や経験年数、各自のスキルや人事異動のタイミングも考慮しながら、可能な限り業務負担を平準化するよう綿密で緻密な計算のうえ、一人一人への根回しを徹底し、必ず全員の合意を得るようにします。
現時点でのメンバーにおけるベストな着地点を見つけ全員の合意を得るため、人事評価面談をフル活用しています。

座席配置も、業務のペアごとに「細かいことでも隣で相談しやすいか？」を第一に考えます。

③係長こそ、真ん中に座る

上司の座席は、一番窓口から遠い、奥まったお誕生日席だったりしますよね。
11人の座席、縦長の島の端っこでは、全員と会話することができません。電話や窓口でどんなトラブルに対応しているのかも聞こえない。
私の座席は、島の真ん中（赤い四角）です。

全員が違う業務をしていて、係長は当然すべての業務の相談を受け判断し決裁をします。
真ん中の席は、話が早くて機能的！
各人の様子が把握しやすく
チーム全員と直接関わりやすいのでオススメです。

私の係では全員が違う業務をしているため、各自が今日どんな仕事をしているのか、担当業務の詳細までを把握することは不可能です。
組織がうまく回るための仕組み作りが私の仕事だと考えています。

そして、キャパオーバーしていないか？
残業続きの職員には、声をかけて確認します。
私で何か対応できることは無いか？

ひろばのつぶやき｜システム標準化

現在は、システム標準化という尋常ではなく恐ろしいボリュームの仕事があるため、増員要求して１人暫定配置されています。
国が定めた期限に合わせて今年度、新システムへデータ移行予定です。
今後、デジタル化の進展に伴い人員は削減の方向に向かっていくでしょう。
人が欲しくても働き手がいない。そうなる前に早急にデジタル化を進めなければなりません。
今後も行政サービスを維持していくために、市役所も激動の時代に突入しています。
持続可能な行政サービスへ移行していくため、業務見直しに伴うサービスのスクラップにもご理解いただけると幸いです。

時代の変わりゆくスピード、ものすごいですね。

諸外国のように市役所の窓口業務が無くなる時代が、日本でもいつか来るのでしょうか？

私の市役所でも、どんどんオンライン化が進んでいます。目覚ましい勢いで。
ＤＸ推進担当部署があり、その職員の手厚いサポートが各課の取り組みのハードルを下げてくれます。
通常業務に追われながら、上乗せして新たなデジタル化をすべて自力で取り組む余力は、各課にはなかなか無いから。
ＤＸ推進担当部署の職員の存在が、各課の救いであり、拠り所としておおいに機能しています。

私自身も、今年から窓口での証明を３件廃止し関係機関とデータ連携する等、不必要に来庁しなくてもいい仕組みに変え、窓口半減を目指しています。


システム標準化に関しては、今後の業務スリム化につながるのかどうか、今は確信を持つことが出来ません。
結局、今後もずっと仕事は減らないかも。そんな気がしてきています。　

全市町村・全ベンダーがそれぞれ個別に頭を悩ますよりも、国で、法律とシステムをセットで固めてくれてから、その共通システムを全市町村が使うようなやり方だと助かるんですが。
仕様もまだ固まらないまま、期限は固定、各自治体のカスタマイズは原則禁止、地方分権はどこへやら。
なんにせよ、これまで各市町村が独自の行政サービスとしてカスタマイズしてきたものを変えなければならないのだから大混乱の真っ只中です。

システム標準化、各自治体で頑張るしかないですね！
とりあえず、今年が最大の山場です！

今年度、このシステム標準化まで終えてから、ちょうど退職ということで、今年度末で早期退職希望する旨の届け出を、今週人事課に提出してきました。

今の課は四年目で、来年は人事異動の対象。
今年でシステム標準化も完了。
一番スッキリ！最高にキリがいいタイミングなので良かったです。
正直、システム標準化は、放り投げたい、逃げ出したい気持ちですが笑
あまりに重たくて、自分１人だけ逃げ出す気には到底なれません。

市のために、自分が残せるものは何か？
毎日、考えながら仕事しています。
今年度末まで、ベストを尽くしてがんばります。

最後までお読みくださりありがとうございます。