ChatGPT議事録の作り方｜メモだけ・録音なし5手順
こんにちは、ITとAIの相談役・わたぬきです。ふだんはココナラで、「AIやITのこと、誰に聞けばいいか分からない」というご相談を個別にお受けしています。
会議が終わったあと、「議事録、あとで書きます」と言ったまま結局後回しになっていませんか。走り書きのメモを見返しながら文章に整えるのは、地味に時間も気力も使う作業です。
録音アプリや文字起こしツールを新しく入れなくても大丈夫です。今回は、手元の走り書きメモとChatGPTの無料版だけで議事録を仕上げる手順を、画面操作つきでご紹介します。ツールを増やさず、今日から真似できる形にしました。
手順0: はじめる前に、これだけは
先に、いちばん大事な注意をひとつ。
取引先の名前、個人名、社外秘の数字は、メモの時点でそのまま貼り付けないでください。
AIに渡した文章は、外部のサービスに送信されます。「A社」「◯◯さん」のように置き換えてから使うのが安全です。この記事の手順も、その前提で書いています。
手順1: 会議中は「発言者・決定・宿題」の3点だけメモする
きれいな文章でメモを取る必要はありません。会議中に追うのは、次の3点だけで十分です。
誰が言ったか（発言者）
何が決まったか（決定事項）
誰が・いつまでに何をやるか（宿題）
雑談や説明が長引いた部分は、思い切って書かなくて大丈夫です。あとで整えるのはChatGPTの仕事なので、会議中のあなたは「拾うべき3点」だけに集中してください。
手順2: メモをChatGPTに貼り、決定・保留・宿題に仕分けてもらう
会議が終わったら、chatgpt.comを開いて、走り書きメモをそのまま貼り付けます。そのときに添える指示がこちらです。コピペしてお使いください。
会議メモを議事録に整理してください。
・会議名/日付:［例: 定例ミーティング 7/17］
・参加者:［例: A社◯◯さん、私］
・メモ:［ここに走り書きメモをそのまま貼る］
出力は「決定事項」「保留事項」「宿題（誰が・いつまでに）」の3つに分けてください。
メモから読み取れない部分は、勝手に埋めずに「(要確認)」と書いてください。
ポイントは最後の一文です。メモが足りていない箇所を、AIが「それっぽく」埋めてしまうのを防げます。
ちなみに、こうした「うちの会議、議事録づくりをどこまでAIに任せていいか」といった個別のご相談も、ココナラのわたぬきのページでお受けしています（見積り・相談は無料です）。
手順3: 出てきた議事録を、会話で直す
数秒で議事録の形になった文章が返ってきます。ここでも一発で完成を目指さなくて大丈夫です。気になる点は、続けて注文します。
「保留事項」の3つ目、誰の発言か分からないので(要確認)にしてください。
宿題の期限が抜けている項目があるので、期限未定と書いてください。
「(要確認)」という表記をあえて残しておくと、あとで見返したときに「ここだけ確認すればいい」と一目で分かります。全部を埋めようとしないのが、正確な議事録への近道です。
こうした「言った」「言っていない」の食い違いは、宿題の担当者や期限をめぐって特に起きやすいトラブルです。(要確認)のまま共有しておけば、「ここは伝聞なので本人に確認してください」と一言添えるだけで、あとから水掛け論になるのを防げます。あいまいな部分を無理に断定しないことこそが、議事録の信頼性を支えます。
手順4: 共有する前のチェック——ここだけは人間の仕事
できあがった議事録の右下あたりにあるコピー用のアイコンを押すと、全文がコピーされます（見当たらなければ、文章をドラッグして選択→コピーでも同じです）。共有先に貼る前に、必ずこの3つを確認してください。
名前・社名・日付が合っているか — 置き換えた固有名詞の戻し忘れは、いちばん起きやすい事故です
「(要確認)」が残っていないか — 残っていたら、記憶を頼りに埋めるか、本人に確認してから共有します
言い切りすぎていないか — 「決定した」と書かれていても、実際は「検討中」だった、ということがあります。ニュアンスがずれていないか自分の記憶と照らし合わせます
議事録は、あとで見た人の行動を左右する文書です。最後に事実確認をするのは自分、という線引きさえ守れば、十分に安心して使えます。
手書きでゼロから文章を整えるのと比べると、走り書きのメモから決定事項・保留事項・宿題まで自動で仕分けられている分、体感の負担はかなり軽くなります。「あとで書きます」と先送りにする理由が、ひとつ減るはずです。
おまけ: 次回の会議から使えるメモ用フォーマット
毎回メモの取り方に迷わないよう、会議前にこの3行だけ用意しておくと楽になります。
発言者:
決定:
宿題(誰が/いつまで):
このフォーマットをメモ帳やノートアプリに保存しておき、会議のたびにコピーして使うだけです。慣れてくると、メモを取る段階からすでに「議事録の下書き」ができている感覚になります。
まとめ
録音も文字起こしツールも要りません。会議中に「発言者・決定・宿題」の3点をメモし、ChatGPTに貼って決定・保留・宿題に仕分けてもらう。あとは「(要確認)」を頼りに事実確認をするだけで、議事録は数分で形になります。
次に会議が入ったら、まずは3行メモから試してみてください。
なお、会議メモには取引先名や個人名が含まれがちです。「情報漏洩しない使い方」については別記事で詳しく取り上げましたので、あわせてご覧ください。
☁️ わたぬきに直接相談してみる
ここまで読んで「うちの会議・議事録の場合は、どう当てはめればいいんだろう?」と思った方へ。その"あなたの場合"を一緒に考えるのが、私の本業です。
生成AIなんでも相談・導入サポート（¥10,000〜）
お見積り・ご相談は無料。「これって頼めるの?」の段階でも大歓迎です
押し売りは絶対にしません。相談だけで解決したら、それがいちばんです
議事録以外にも、メールやお断りの連絡など、仕事でよく使う型を12本まとめた記事があります。この記事で紹介した議事録の型も、その中に入れてあります。こちらも前半6本は無料で読めます。
