ChatGPTでメール下書き、5ステップで2分に
こんにちは、ITとAIの相談役・わたぬきです。ふだんはココナラで、「AIやITのこと、誰に聞けばいいか分からない」というご相談を個別にお受けしています。
今日のテーマは、地味だけど効果てきめんの「メール作成」です。
日程調整の返信、お礼、お詫び、ちょっと言いにくいお断り。1通あたり数分でも、積もれば毎日けっこうな時間になります。しかも、言い回しに悩むメールほど疲れる。この「下書きを考える」部分を、AIに任せてしまいましょう。
今回はChatGPTの無料版を例に、登録のあとの操作から送信前のチェックまで、手順どおりに進めれば再現できるように書きます。Claude（クロード）など他のAIでも、やることはほぼ同じです。
手順0: はじめる前に、これだけは
先に、いちばん大事な注意をひとつ。
取引先の名前、個人の連絡先、社外秘の内容は、そのまま貼り付けないでください。
AIに渡した文章は、外部のサービスに送信されます。会社によってはルールで禁止されている場合もあります。固有名詞は「A社」「田中さん→◯◯さん」のように置き換えてから使うのが安全です。この記事の手順も、その前提で書いています。
手順1: ChatGPTを開く
ブラウザ（SafariやChromeなど）で chatgpt.com を開きます
アカウントを作ってログインします（メールアドレスがあれば無料で作れます）
画面の下のほうに、メッセージを入力する欄が出ていれば準備完了です
スマホアプリもありますが、メール作成はコピペがしやすいパソコンがおすすめです。
手順2: 状況を「3点セット」で伝える
入力欄に、次の3点セットを書きます。(1)自分の立場、(2)相手と状況、(3)伝えたいことです。
コピペ用にどうぞ。
ビジネスメールの下書きを作ってください。
・私の立場:［例: 営業担当。相手とは数回やりとりあり］
・相手と状況:［例: 取引先のA社◯◯さん。提案の返事を保留していた］
・伝えたいこと:［例: 今回は見送り。ただし関係は続けたい。角が立たない言い方で］
・長さ: 10行以内、丁寧すぎない敬語で
足りない情報があれば、先に私へ質問してください。
ポイントは最後の一文。書き忘れた条件があっても、AIのほうから「返信の期限は伝えますか?」のように確認してくれます。
手順3: 下書きを出してもらい、会話で直す
送信すると、数秒でメール文が返ってきます。ここで一発OKを狙わなくて大丈夫。気になるところを、続けて注文します。
もう少し柔らかく。「見送り」という言葉は使わないでください。
冒頭の挨拶が長いので1行にしてください。
同じ内容で、もう少しフォーマルなパターンも1つください。
2〜3往復で、だいたい「これなら送れる」形になります。
ちなみに、こうした「うちのメール、AIに任せて大丈夫かな」という不安も含めて、ココナラのわたぬきのページで個別に整理するお手伝いをしています（見積り・相談は無料です）。
手順4: コピーして、メールソフトに貼る
できあがった文章の右下あたりにあるコピー用のアイコンを押すと、全文がコピーされます（アイコンが見当たらなければ、文章をドラッグして選択→コピーでも同じです）。あとは普段のメール画面に貼り付けるだけです。
手順5: 送信前チェック——ここだけは人間の仕事
貼り付けたら、送る前に必ずこの3つを確認してください。
名前・社名・日付が合っているか — 置き換えた固有名詞の戻し忘れは、いちばん起きやすい事故です
事実が正しいか — AIは、もっともらしい「それっぽい一文」を勝手に足すことがあります。書いた覚えのない約束が入っていないか
自分の言葉になっているか — 明らかに普段の自分と違う文体は、一文でいいので手で直す
AIが作るのはあくまで下書き。最後に責任を持つのは自分、という線引きさえ守れば、これほど頼れる相棒はいません。
慣れてきたら: 「自分専用の型」を作る
毎回3点セットを書くのが面倒になってきたら、うまくいったプロンプトをメモ帳に保存しておきましょう。「お断りメール用」「日程調整用」と型を2〜3個持っておくだけで、貼り替えて使い回せます。
おわりに
今回は「お断りメール」を例にしましたが、同じ3点セット（自分の立場・相手と状況・伝えたいこと）は、お礼メールや日程調整の返信にもそのまま使えます。伝えたい中身を差し替えるだけで、シーンをまたいで応用できるのがこの型の良いところです。
メール1通の時短は数分でも、「言い回しに悩む時間」が消えるのは、数字以上にラクです。まずは今日、返信を後回しにしている1通から試してみてください。
この「型を保存して使い回す」を本格的にやったのが、有料記事「ChatGPTプロンプト集12選」です。無料部分だけでも使える構成にしているので、よければそちらもどうぞ。
また、同じ「3点セット」の考え方は会議の議事録づくりにもそのまま応用できます。
☁️ わたぬきに直接相談してみる
ここまで読んで「うちのメール文面、AIに任せてもいいのかな」「他の業務にも同じやり方が使えるかな」と思った方へ。その"あなたの場合"を一緒に考えるのが、私の本業です。
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