総務の日常にあるポータブルスキルを、できるだけ具体的に言語化してみる

総務の仕事は、評価されづらい。
これは多くの総務部員が、肌感覚で感じていることではないでしょうか。

問題が起きなければ、「何もしていない」ように見える。
細かな対応を積み重ねても、「誰でもできることだよね」と流されやすい。

でも私は、それは
スキルがないからではなく、スキルが言語化されていないから
だと思っています。

今回は、総務の日常業務をいくつかの具体例に分けて、
それがどんなスキルで、社内でどう伝えればよいのかを整理してみます。

■ ケース①「私の仕事じゃないです」と言わずに丁寧に対応する

「これ、どこに聞けばいいか分からなくて…」

総務にいると、こうした相談を日常的に受けますよね。

本来の担当ではない。
忙しいタイミングでもある。
それでも話を聞き、解決策を探している。

この行動は、単なる親切でも、雑用対応でもありません。
言語化すると、次のようなスキルになります。。

• スステークホルダー志向（相手の立場や背景を踏まえて考える力）

• 一次受けとしての課題整理力（最初に論点を整理する力）

• 初動対応力（組織の動きを止めないための初期アクション）

社内で伝えるなら、こう言い換えられます。

✖️「問い合わせ対応をしていました」
🙆🏻‍♀️「他部署からの問い合わせを一次受けし、
　　 課題の切り分けと適切な担当との連携をしていました」

現場業務を止めないための役割を担っていました
と伝えてもいいケースだと思います。

■ ケース②「分からなくても、人をつないで解決する」

自分では答えが出せない、あるいは主管ではないから答えられない。
でも、ただそう答えてしまえばこの人は困るだろう…
だから、「分かりません」で終わらせず、
社内の誰に聞けばよいかを考え、必要なら自分から声をかけてつなぐ。

これは、

• 社内ネットワーク活用力

• 組織横断のリソース調整力

と言い換えられます。

社内で説明するなら、こう。

✖️「社内の問い合わせに対応していました」
🙆🏻‍♀️「社内からの相談について関係部署を整理し、
　　 解決までの導線を設計しました」

この「人をつなぐ力」は、
異動後や昇進後に効いてくるスキルでもあります。

■ ケース③ 先回りして整える、誰にも気づかれない仕事

• 会議室の配置を変える

• 備品や設備の不具合に先に気づく

• トラブルが起きそうな箇所を事前に整える

これらは、「気が利く」で片づけられがちですが、実際には、

• 職場環境最適化スキル（細かいところに気がつく）

• リスク予防型の運用設計力（危ないかも？こうしよう！と対策を考える）

• サービス品質維持の視点（整えたところを定期的に見に行く）

が発揮されています。

社内で伝えるなら、こう。

✖️「環境整備をしていました」
🙆🏻‍♀️「社員の業務効率やストレスがかからない運用にするために、
　　 設備・環境面の改善を継続的に行っていました」

■ ケース④ 稟議・決裁が止まらないように動く

稟議を回す前に、
承認者に相談し、意見を聞き、内容に反映させておく。

これは、

• 合意形成プロセスの設計（誰に意見を聞きに行くかを決める）

• 意思決定リスクの低減（事前に相談、根回しする）

• 組織全体のスピードを保つ動き（やり直しや承認者の「こういうことじゃない！」を防いで最短ルートで承認へ）

になります。

社内で伝えるなら、こう。

✖️「稟議を回していました」
🙆🏻‍♀️「関係者間の意見調整を事前に行い、
　　 稟議が滞らないプロセスを設計しました」

根回しにネガティブな印象を持つもいるかもしれませんが、
総務のようなバックオフィスでは、今もなお必要だと感じます。

■ ケース⑤ 経営層の指示を、現場に落とし込む

突然の方針変更。しかも、抽象度の高く、どうするかが見えづらい。

それを、

• ゴールを仮置きし

• 期限を設定し

• 実行可能な形に分解する

これは、

• 経営視点の翻訳力（こういう効果を期待してるんだろうな）

• プロジェクト設計力（だったら、こういうゴールがよさそう）

• 不確実な状況での判断力（そのためには、●●の理由からこの方針でまずは進めよう）

が揃っていないと難しい作業になります。

社内で伝えるなら、こう。

✖️「●●さん（経営層）からの指示対応をしていました」
🙆🏻‍♀️「経営層としての意図を整理し、
　　現場が動ける形に落とし込む役割を担っていました」

■結論： 「やったこと」ではなく「果たした役割」を伝えよう

ついついやりがちなのは、

• 何をやったか

• どれだけ忙しかったか

だけを話してしまうこと。
でも、評価されるのはそこではなくて、

• 組織のどこを支えていたのか

• 何が止まらないようにしていたのか

• どんな判断を積み重ねていたのか

ここを言葉にすることが大切です。

最初は、違和感や気恥ずかしさがあるかもしれません。
でも、自分の言葉で周りに伝えていくうちに、
自信がつき、自分自身の仕事もよく見えてきます。

■ 次は「どう言葉にすれば、評価されるのか」

• 自分も同じことをやっている

• こんなふうに説明したことはなかった

と感じた方に向けて、
次の記事では、
「評価につながる言語化の型」
について整理していきたいと思います。

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