デジタルで働き方をアップデート④ ～「タスク管理」をなんとかしたい
▶︎「三日坊主のタスク管理」をなんとかしたい
「デジタルで働き方をアップデート」の4回目のテーマは、タスク管理です。タスク管理とは、自分やチームが行うべき作業を明確にし、優先順位や期限を決めて、効率的に進めることです。タスク管理は、個人レベルの「ToDoリスト」から部門やプロジェクト単位の「タスク・課題管理」まで様々ですが、ここでは個人レベルと小規模な部門やプロジェクトのタスク管理を取り上げます。
実は私、このタスク管理というやつが苦手です。とにかく続かない。いわゆる三日坊主だ。続かないからタスクを忘れる。タスクを忘れると周りに迷惑をかける。迷惑をかけるとクレームになる。クレームを受けると気分がへこむ。同じ悩みを感じながら仕事している人は、是非この記事を参考にしてください。
▶︎アンケートとってみた
これは9月にXでアンケートをやった時の結果です。個人レベルのタスクは上手に管理できてるけど、チームや組織レベルのタスク管理はうまくいっていない人が多いことがわかります。
さらに、具体的にどんなことに困っているのかを聞いたところ、管理工数がかかる、形骸化してやらななる、が多かったです。さて、あなたの悩みはどどこにありますか？
▶︎個人のタスク ToDoリスト
個人レベルのタスク管理では、自分がやるべきことをリスト化し、緊急度と重要度に応じて優先順位をつけます。これを「ToDoリスト」と呼びます。ToDoリストを作ることで、タスクの全体像を把握し、忘れることを防ぐことができます。また、ToDoリストをこなすことで、「今日はできたぞ！」といった達成感やモチベーションを高めることができますね。
個人レベルのタスク管理において、デジタルツールを活用することがおすすめです。デジタルツールを使うことで、タスクの入力や編集、削除や完了などが簡単にできます。また、デジタルツールを使うことで、タスクの期限や通知、カテゴリやタグなどの機能を利用できます。さらに、デジタルツールを使うことで、タスクの同期やバックアップ、共有や協働などができます。
個人レベルのタスク管理において、デジタルツールの選択は、自分の好みや仕事のスタイルに合わせて行うことが大切です。以下に、代表的なデジタルツールを紹介します。
1.手帳派：手帳を使ってタスク管理をする人は、手書きの感覚や見た目の美しさを重視する人が多いです。手帳派の人には、デジタル手帳やノートアプリがおすすめです。デジタル手帳やノートアプリは、手書き入力やテンプレート、カスタマイズなどの機能が充実しています。例えば、EvernoteやOneNoteなどがあります。
2.Outlook/Google ToDo派：OutlookやGoogleのメールやカレンダーを使っている人は、それに連動したToDoアプリを使うと便利です。OutlookやGoogleのToDoアプリは、メールやカレンダーと同期してタスクを管理できます。また、シンプルで使いやすいインターフェースが特徴です。例えば、Microsoft To DoやGoogle Tasksなどがあります。
3.スマホアプリ派：スマホでタスク管理をしたい人は、スマホアプリを使うと良いでしょう。スマホアプリは、スマホの操作に慣れている人にとって使いやすいです。また、スマホアプリは、様々な機能やデザインが豊富にあります。例えば、TodoistやWunderlistなどがあります。
ちなみに、私は「2.Outlook/Google ToDo派」です。
朝出社して最初の10分でOutlook ToDoを開いて今日期限のタスクを確認します。帰社する時も同じく10分以内でやったタスクとやらなかった（できなかった）タスクを確認して帰ります。その時に「重要ではない先送り可能なタスクの期限を再設定しても良い」という自分ルールを設定しています。この「少しの時間で完結させる＆緩めな運用もオッケー」なおかげで、自分的にはいい感じに継続できていると思います。
Outlook ToDoのもう一つの良いところは「パソコンでもスマホでも同じツールを使い、データは1箇所で保存することができること」です。
▶︎部門やプロジェクト単位の「タスク・課題管理」
チームレベルのタスク管理では、チームが行うべき作業を明確にし、担当者や期限、進捗や成果物などを管理します。これを「タスク・課題管理」と呼びます。タスク・課題管理をすることで、チームの目標や方向性を共有し、コミュニケーションや協力を促進することができます。また、タスク・課題管理をすることで、チームの生産性や品質を向上させることができます。
チームレベルのタスク管理においては、もはやデジタルツールの活用は必須です。デジタルツールを使うことで、タスクの可視化や共有、更新や分析などが簡単にできます。それだけでなく、タスクの関連性や依存性、優先順位や期限などを管理できます。
チームレベルのタスク管理において、デジタルツールの選択は、チームの規模や業務内容、プロジェクトの特性に合わせて行うことが大切です。以下に、代表的なデジタルツールを紹介します。
1.Excel/Microsoft Project：タスク管理の定番はExcelです。Excelは、タスクの一覧やスケジュール、ガントチャートなどを作成できます。より複雑でタスク同士の関連性が高い場合は、Microsoft Projectの豊富な機能でカバーできます。Microsoft Projectは、タスクの階層化やクリティカルパス、リソース管理などができます。
2.Backlog：課題管理や問い合わせ管理、システム開発の不具合や要望管理に合った国産のタスク管理ツールです。Backlogは、操作性がよくWebサービスで他のSaaSサービスと連携できるのが特長です。Backlogは、タスクのステータスや種類、担当者や期限、進捗やコメントなどを管理できます。
3.Redmine/My Redmine：情シスのヘルプデスクの問い合わせ管理に強いタスク管理ツールです。Redmineは、オープンソースでカスタマイズ性が高いのが特長です。Redmineは、タスクの優先度やカテゴリ、トラッカー、チケットなどを管理できます。
チームレベルのタスク管理において、デジタルツールを活用するメリットや必要性をお話ししましたが、もうひとつ重要な事があります。それは「タスク管理の手法を理解したうえで使う事」です。世の中には、代表的なタスク管理の手法があり、自部門の業務やプロジェクトに合った手法を選ぶことが実はツールの選定以上に大切なのです。
▶代表的なタスク管理の手法
1.時間管理のマトリクス
5名から10名程度のチーム単体のタスク管理であれば、この「時間管理のマトリクス（別名：アイゼンハワー・マトリクス」を浸透させるだけでも、パフォーマンスが上がります。時間管理のマトリクスは、緊急度と重要度のかけ合わせで仕事の優先順位を4つの領域に整理して生産性を向上させる手法です。
時間管理のマトリクスのポイントは、チームのパフォーマンスを最大化するために「いかに無駄な仕事をさせないか」をメンバー全員が意識することです。上記の分類で言うと「第2領域の仕事をいかに減らすか」がポイント。情シスの例でいうと、日々飛び込んでくる部門からの問い合わせや依頼事項のさばき方などは、1～4の全ての要素が含まれるため、時間管理のマトリクスの概念が分かっていないと、単なる個人の困りごとや今日解決しなくてもよい依頼を最優先でやってしまい、調査に時間がかかる重要案件を後回しにしてしまうような事態に陥ってしまうのです。
「その仕事、本当に今やらないといけない？」
チーム全員がこの問いかけをできるようになれば合格ですね。
2.WBSとガントチャート
例えば、情シスと営業とマーケティングとコールセンターなど複数の部門が使う顧客管理システムの導入プロジェクトの管理、これは時間管理のマトリクスだけでは不十分な場合があります。このような大規模で複雑なプロジェクトは、タスクの数が多く期間も長いため、緊急度と重要度のかけ合わせだけでは進捗をうまく管理することができません。
そのようなケースで使う手法「WBS（Breakdown Structure：作業分解構成図）」を解説します。
WBSとは「作業を分解して構造化する手法」です。プロジェクト管理の基礎であり、スケジュール作成のもとになります。具体的には、プロジェクト全体の作業をまず大きな粒度のタスクとして列挙し、徐々に小さな粒度のタスクの集合に分解していきます。分解したタスクを遂行する順序にそろえ、ツリー構造にまとめたものがWBSです。
WBSを作成する際の手順や注意事項はこちらのサイトに書いてあるので参考にしてください。
▶WBS 5つのポイント
◎タスクを階層化せよ
◎マイルストーンを置いて途中で確認せよ
◎クリティカルパスを設定せよ
◎1タスク1担当者の原則を守るべし
◎WBSを可視化と共有せよ
▶︎アジャイルも試そう！
最後に、アンケートの回答で最も多かった「タスク管理をするための管理工数が増えてしまう」という悩みに戻ります。自分の周りにもこのタイプのマネージャがいるが、あなたの近くにもいつもExcelをこね繰り回してウーウー言ってる人いませんか？
タスク管理の手法に縛られすぎても逆効果な場合があります。
近年はどんなプロジェトでも、常に変化が訪れて、計画変更や人員配置のやり直しは当たり前になります。そういったプロジェクト環境の変化を無視して「スケジュールを守れ」「変更は許されない」をひたすら連呼するマネージャは時代から取り残されていくかもしれません。
これからのタスク管理や組織運営には、「アジャイル的な思考」が必要ではないかと思いませんか？
プロジェクトの進捗管理と同じように、チームのコミュニケーションを改善して風通しを良くすることや、プロジェクトオーナーに協力を仰いで柔軟に要求事項や優先順位を変更する、こんな取り組みが必要ではないかと思います。
「ここはウオーターフォール市、アジャイル町」（翔泳社：沢渡あまねさん、新井剛さん著）という本があります。本書では、従来の固定観念に固まっていた情報システム部門が、アジャイルという概念を導入することで業務の見える化／仕組み化を達成し、変化に強い組織に成長していく様子が描かれています。タスク管理やチームビルディングに悩むマネージャの方は、参考になる良書です。
