「分かりそう」で「分からない」でも「分かった」気になれるIT用語辞典

順番に見ていきましょう。
まずは予備知識として「ドキュメント」と「ドキュメントマネジメント」について簡単に説明します。
「そんなの説明されなくても知ってるよ！」な人は適当に読み飛ばしてください。

ドキュメントは「資料」をカッコ付けて言った表現です。



具体的に何を意図するかはケース・バイ・ケースです。
「文書」「書類」「Wordで作ったファイル」「Excelで作ったファイル」「PDFファイル」「設計書」「仕様書」「提案書」「操作説明書」などなど、いろいろな可能性があります。
「これは資料って呼べないこともないかな」なやつは、すべてドキュメントです。



ドキュメントマネジメントは「ドキュメントの状態を管理すること」です。



具体的には

・存在の有無（まだある、破棄済み、など）
・変更履歴（いついつに誰が何を変更した、など）
・所在（そのファイルがどこにあるか、など）

などを管理する行為です。



以上を踏まえて

ドキュメントマネジメントのお手伝いをしてくれるシステム

が「ドキュメントマネジメントシステム」です。
「DMS」と表現されることも あります。



「DMS」と表現された場合は「Document Management System（ドキュメント・マネジメント・システム）」の略です。
気が向いたら、覚えてあげてください。



※「Document Management System」を何となく日本語にすると「文書を管理するシステム」となります。[詳細]

例えば、そうですね。
ピヨピヨカンパニーには、お仕事で使う「資料」と呼ばれるものが、すっごーーーーーーーーいたくさんあります。



このたくさんある資料を人間様の手でチマチマ管理するのはメッチャ大変です。



そこでピヨ太君はコンピュータさんに手伝ってもらうことにしました。
ピヨピヨカンパニーにある資料の情報を全部登録して、必要に応じて検索できるようにしたりしたのです。



この話で登場した

ドキュメントマネジメントを手伝ってくれるシステム

がドキュメントマネジメントシステムです。

ドキュメントマネジメントシステムの機能は、あーだこーだでゲフンゲフンです。

・状態の管理
・履歴の管理
・検索機能

くらいが最低限の機能ですかね。
システムによって、あんな機能があったり、こんな機能がなかったりします。
そこら辺の あれやこれやは他のところで勉強してください。