「分かりそう」で「分からない」でも「分かった」気になれるIT用語辞典

順番に見ていきましょう。
まずは予備知識として「文書管理」について簡単に説明します。
「そんなの説明されなくても知ってるよ！」な人は適当に読み飛ばしてください。

文書管理は「文書の状態を管理すること」です。
そのまんまな説明ですね。



具体的には

・存在の有無（まだある、破棄済み、など）
・変更履歴（いついつに誰が何を変更した、など）
・所在（そのファイルがどこにあるか、など）

などを管理する行為です。



以上を踏まえて

文書管理のお手伝いをしてくれるシステム

が「文書管理システム」です。
「DMS」と表現されることも あります。



「DMS」と表現された場合は「Document Management System（ドキュメント・マネジメント・システム）」の略です。
気が向いたら、覚えてあげてください。



※「Document Management System」を何となく日本語にすると「文書を管理するシステム」となります。[詳細]

例えば、そうですね。
ピヨピヨカンパニーには、お仕事で使う「文書」と呼ばれるものが、すっごーーーーーーーーいたくさんあります。



このたくさんある文書を人間様の手でチマチマ管理するのはメッチャ大変です。



そこでピヨ太君はコンピュータさんに手伝ってもらうことにしました。
ピヨピヨカンパニーにある文書の情報を全部登録して、必要に応じて検索できるようにしたりしたのです。



この話で登場した

文書管理を手伝ってくれるシステム

が文書管理システムです。

文書管理システムの機能は、あーだこーだでゲフンゲフンです。

・状態の管理
・履歴の管理
・検索機能

くらいが最低限の機能ですかね。
システムによって、あんな機能があったり、こんな機能がなかったりします。
そこら辺の あれやこれやは他のところで勉強してください。