「分かりそう」で「分からない」でも「分かった」気になれるIT用語辞典

サクっと一言で説明すると

「今、うちってこんな課題があってさ～。解決方法を思いつくなら提案してよ。その提案が気に入ったら、お仕事として依頼するからさ。あっ、提案する上で必要な情報はそこに全部書いてあるから。契約の条件とかも書いてあるから見てね。それでは、よろしくね」な、提案を依頼する資料

が「提案依頼書」です。
「RFP」と表現されることも あります。



「RFP」と表現された場合は「Request For Proposal（リクエスト・フォー・プロポーザル）」の略です。
気が向いたら、覚えてあげてください。



※「Request For Proposal」を何となく日本語にすると「提案を頼む」となります。[詳細]





例えば、そうですね。

ピヨ子さんがいました。



ピヨ子さんは、なにか甘いものが食べたいです。



そこでピヨ太君に「私は今、甘いものが食べたくて食べたくて仕方がないのよ」と伝えました。



ピヨ太君は「それでは僕とケーキ屋さんに行かないかい？」と提案をしました。



この話においてピヨ子さんがピヨ太君に伝えた「私は今、甘いものが食べたくて食べたくて仕方がないのよ」をまとめた資料がRFPです。

「甘いものが食べたい」程度であれば口頭で伝えても支障はありませんけどね。
実際のお仕事で何か提案してもらうときは、いろいろと前提になる知識や認識が必要になります。

その前提になる知識や認識を口頭で伝えるのは、少しリスクがあります。

担当者の間で話がまわるうちに、伝言ゲームの要領で途中で内容が変わってしまうかもしれません。
証拠となる資料が残っていないと、後で言った・言わないの喧嘩になる可能性もあります。

また、複数の会社に提案を依頼する場合には、いちいち一社ごとに説明するのは面倒くさいです。

そこで「依頼したいことをまとめて資料にしちゃえば、あとはそれを渡すだけで済むんじゃない？」と考えた人がいました。

渡すだけでは済まないかもしれませんが、その資料に説明を加えれば十分でしょう。
行き違いも減るでしょうし、楽にもなりそうです。
あらかじめ資料にまとめて渡す形にすれば、提案を依頼する会社が増えても資料をコピーするだけで済みます。
複数の会社に提案を依頼する場合も楽になりそうです。
人によって説明の内容にバラつきが出ることも減るでしょう。

良いじゃん！早速作ろうよ！

そうしてできあがった「依頼したいことをまとめた資料」がRFPです。
提案のお願いと提案する上で必要な情報をまとめた資料です。

あくまで個人的な考えですが、RFPには決まった書式や記載すべき内容の決まりはないと思っています。
極端な話ですが「何か提案してよ」と書いた紙を用意すれば、それがRFPです。

とはいえ「何か提案してよ」だけでは相手も何を提案すれば良いか分かりませんよね。
わざわざ書面で用意する必要性も感じません。
そこで様々な条件や情報を記載するのです。

ただし、記載した条件や情報によって提案の内容も変わります。
何をどこまで記載するかは本来、慎重に検討する必要があります。

例えば「こんなことで困っているから何か提案してよ」なRFPを用意したとしましょう。
「甘いものが食べたい気分なんだけど何とかしてよ」な依頼です。
この場合、提案する人は「甘いものが食べたい気分を満たす」内容を提案することになります。
例えば「ケーキをお食べ」「砂糖を舐めましょう」「寝て忘れましょう」などでしょうか。
「何をするか」の大枠から提案が始まります。

それが「こんなことで困っていて、こうやって解決するつもりなんだけど何か提案してよ」なRFPになると提案すべき内容も変わります。
例えば「甘いものが食べたい気分だからケーキを食べようと思うんだけど何とかしてよ」な依頼です。
今度の依頼ではケーキを食べることが前提になっています。
提案する人は「満足のいくケーキを食べる」ための提案をすることになります。
例えば「有名なケーキ屋さんに一緒に食べに行きましょう」「通販サイトのピヨ天市場からお取り寄せしましょう」「パティシエを招いて目の前で作ってもらいましょう」などですかね。

さらに条件や情報が加わると、また提案の内容は変わります。
今度は「こんなことで困っていて、こうやって解決するつもりなんだけど何か提案してよ。こんなことに気を付けてね」な内容を記載したRFPです。
例えば「甘いものが食べたい気分だからケーキを食べようと思うんだけど何とかしてよ。あっ、そうそう。予算は1000円までで今日中に食べたいな～。その代わり、君にも一口食べさせてあげるよ」な依頼です。
今度の依頼では、ケーキを食べることが前提で、さらに予算や期限などの付帯条件が提示されています。
制約が多いとも言えますが、やりたいことがより具体的になっていると捉える方が妥当でしょう。
提案する人は、できることやしなくてはいけないことが具体的に分かった状態で提案ができます。
提案の内容も依頼した人の現実に即したものになるはずです。

一般的には、RFPを具体的に書けば書くほど提案内容も状況に即したものになる傾向があります。
提案を依頼する側の思惑がRFPを通じて提案する側により深く伝わりますからね。

また、RFPを作る度にどの情報を載せてどの情報を削るか考えるのも面倒くさいです。

そのため、頻繁にRFPを作っている会社さんは、ひな形や記載すべき項目一覧のような資料があるはずです。
あるいは過去に先輩が作ったRFPを見るという手もあるでしょう。
ひょっこりRFPを作る立場になってしまった人は、まず上司に相談してみてください。
インターネット上に転がっている資料を見るよりは会社の実態に即したRFPを作れると思います。