「分かりそう」で「分からない」でも「分かった」気になれるIT用語辞典

サクっと一言で説明すると

情報共有をサポートするためのソフト

が「グループウェア」です。
ソフトによって提供されている機能や使い方は違いますが、ここではピヨ太君の作った「ぴよぴよグループウェア」を例に、見ていきましょう。

まず、ぴよぴよグループウェアはWebサービスです。
インターネットが使える環境であれば、ぴよぴよグループウェアも使えます。



おっと、ピヨ太君がぴよぴよグループウェアを使おうとしているようです。
ぴよぴよグループウェアを使うときは、Webブラウザ（インターネットを見るときに使うソフト）で、ぴよぴよグループウェアのページに移動します。



ぴよぴよグループウェアのページには「IDとパスワードを入力してください」と書いてあります。
認証を受けてログインしないと使えないのです。



ピヨ太君は自分のIDとパスワードを入力してログインしました。
これでピヨ太君は、ぴよぴよグループウェアを使えます。

おっと、画面の上の方に「ピヨ太君、いらっしゃい」と書いてありますね。
ピヨ太君のIDとパスワードでログインしたので、ピヨ太君が使っていることになっているのです。



ピヨ太君は、画面の「スケジュール」ボタンを押してみました。



そうすると、ピヨ太君をはじめとした、ぴよぴよグループウェアを使っているメンバーの一週間の予定が表示されます。



ピヨ太君は、自分の予定に「月曜日：ミカンを食べる」と入力しました。
これで、ピヨ太君の予定を見た人は「あぁ、ピヨ太君は月曜日にミカンを食べるんだな～」と分かります。
力いっぱい、どうでもいい情報ですね。



おっと、ピヨ太君がピヨ子さんの予定を確認しているようです。
ふむふむ、ピヨ子さんは火曜日の予定が空いているようですね。



ピヨ太君は、火曜日にピヨ子さんと会議室デートをすることにしました。
「メッセージ」のボタンを押して、メッセージ画面を表示し、ピヨ子さん宛に「火曜日に会議室でデートしようよ！」とメッセージを送ります。



おっと、会議室を確保しておくのを忘れていました。
ピヨ太君は「施設」ボタンを押して、ピヨピヨカンパニーの施設の一覧を表示します。



施設の一覧の中から「会議室」を選びます。



会議室の使用予定の火曜日のところに「ピヨ太が使います！」と書きます。



これで、ぴよぴよグループウェアを見た人は「あぁ、火曜日はピヨ太君が会議室を使うのね」と分かりますね。

ここまでを振り返ってみましょう。

ピヨ太君はぴよぴよグループウェアを使って、自分の予定をみんなに公開し、ピヨ子さんの予定を確認し、ピヨ子さんにデートの打診をし、会議室を確保しました。
結局やっていることは、すべて、情報共有ですよね。

このように、例えば社員同士や同じグループのメンバー同士で情報共有するためのソフトがグループウェアです。
一般的には、ネットワークを介していろんな場所から使えるようになっています。

また、できることはグループウェアによって違います。
ぴよぴよグループウェアはスケジュールの確認や設定、メッセージの送受信、施設の予約ができました。
グループウェアによっては、他にも、電子掲示板がくっついていたり、承認・決済機能が付いていたり、ファイルの受け渡しができたり、なんかあれやこれやな機能が付いている場合も あります。

言わば、スーパー多機能になった伝言板みたいなものですね。