[EXCEL] 鬼門or魔法の杖？ 「条件付き書式」、使ってますか？ 使えてますか？ 「違い」を目立たせ、仕事を楽にする。
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イントロ 基本
① 空欄なら色を付ける（入力モレ防止）
② あるセルにデータが入ったら、別セルへの入力を促す
③ 数式が入っているセルに色を付ける
④ 数式の結果が異常値なら赤背景にする
⑤ 一定数以上（以下）を目立たせる
⑥ 土日に色を付ける（日付以外の欄にも）
⑦ 「今日」の日付に色を付ける
⑧ 重複するデータに色を付ける
⑨ データが変わったら目立たせる（同じデータなら空白/違うデータなら白黒反転）
⑩ ガントチャート
【注意事項】 別記事参照
[EXCEL] 条件つき書式～注意～ 設定したら行うこと（メモ付け、解除方法表示）と修正方法
エクセルで、使い方がいまいちわからないのが「条件付き書式」ではないでしょうか？
言い換えれば、エクセルを使いこなせていないという人が、よく理解できていないのは「条件付き書式」ではないでしょうか？
私も、当初は全然使えていませんでした。
使えない、というより、何のために使うのかすら、よくわかっていませんでした。
しかし、少しだけですがコツを掴んだ今は、大変便利なものだと感じています。
何かあると、Alt⇒L（ルールだけどRではない）⇒N（新規）または R（修正） と、２秒で[「新しい書式ルール」又は「書式ルールの管理」ダイアログ（小ウィンドウ）を開いています。
「条件付き書式」とは、その名の通り、「セルの値がある条件に合致した時だけ、そのセルを特定の書式にする」ものです。
「あるセルが○○なら」、そのセルを黄色背景にするとか。
日程表で「土日」なら、セルに色を付ける、なんてのがあります。
何のために使うのかというと、単純に、「目立たせるため」。
簡単にいえば「違い」を「目立たせて」「見つけやすくさせて」「注意を促す」ための仕組み、だと思っています。
「条件付き書式」により「見つけやすくする」「目立たせる」ことで、「探す」という作業が大幅に減らせます。
うっかりミスも減らせます。
「探す」ためには集中力を使います。
眼も脳も使います。眼も脳も使うと疲れます。時間も掛かります。
そんな「探す」に時間や労力を費やすのではなく、簡単に見つけやすくする。
これが「条件つき書式」の役割だと思っています。
具体的にはこんな風に使えます。
① 入力を促す（空欄に色を付ける）
セルが空欄なら色を付けます（入力すると色は消えます）。
入力が必要なセルには、「条件付き書式」で最初から色を付けておけば、入力漏れも減ります。
⇒具体的な設定方法はこちら（2025/8/12追加）
条件付き書式レッスン① 空欄なら色を付ける（入力モレ防止）
② 他のセルの状況によって入力欄を示す
これは、先の記事で取り上げた例と同じです。
[EXCEL]「ここが〇なら、このセルにも入力！」って言うなら、そういう仕掛けにしといてよ！ 職員は見た！トンデモ様式
(この記事を見ていただくと、「条件付き書式」の設定方法が概ね分かるかと思います）
⇒上の記事で十分足りていますが、一応具体例を載せました。
条件付き書式レッスン② あるセルにデータが入ったら、別セルへの入力を促す
③ 数式が入っているセル」欄を目立たせる
水色セルには数式が入っていて、黄色セルに入力すると、自動で計算します。
数式が入っているセルに色を付けることで、誤入力（数式を潰してしまう）ことが減るほか（理想はロックしてシートの保護）、それが生の数値か数式かの区別がつきやすくなります。
⇒具体的な設定方法はこちら（2025/8/28追加）
条件付き書式レッスン③ 数式が入っているセルに色を付ける
⑤ 一定数以上（以下）を目立たせる
「条件付き書式」ではよく出る例ですね。
実際はあまり使わないような気がしますし、「数値」（○％）は、セルに入れるが常套です（条件付き書式の中に数値は入れない）
⇒具体的な設定方法はこちら（2025/8/28追加）
条件付き書式レッスン⑤ 一定数以上（以下）を目立たせる
⑥ 土日だけ色を付ける
失礼、上の例と同じです。
「万年カレンダー」みたいな感じで
インスタのリールで一時よく見かけましたが、
日付欄しか色が付いてないものがほとんど。
しかも「土日」だけとか。
それだと、実務では役に立ちません。
じゃぁ、どうやるか、それは別途。
⇒具体的な設定方法はこちら（2025/8/28追加）
条件付き書式レッスン⑥ 土日に色を付ける（日付以外の欄にも）
⑦「今日」を目立たせる
これは、上の「土日に色付け」と合せて使うこともできます。
⇒具体的な設定方法はこちら（2025/8/28追加）
条件付き書式レッスン⑦ 「今日」の日付に色を付ける
・重複データを見つける
これも、色が付かないと「ウォーリーを探せ」。というか、神経衰弱。
別セルを設けてCOUNTIFS関数を使う手もありますけれど。
⇒具体的な設定方法はこちら（2025/8/28追加）
条件付き書式レッスン⑧ 重複するデータに色を付ける
・データの境目を目立たせる
同じデータがたくさんある場合、並び替えをすると、同じデータが続きます。
そうすると、今度は「境目」が分かりづらくなります。
そんな時は・・・
・一番上以外は、空欄にする
・一番上だけ白黒反転する
「境目」探しは疲れます（「ウォーリーを探せ」状態）。
上の図の右２例なら、違いが目立って、「探す」必要はありません。
＊同じデータが続くからといって、セル結合してまとめたり、２番目以降を空欄にしたりすると、フィルターがうまく機能しません。
上の例の真ん中は、空欄ですが、データが残っているので、フィルターも機能します。
⇒具体的な設定方法はこちら（2025/9/2追加）
条件付き書式レッスン⑨ データが変わったら目立たせる（同じデータなら空白/違うデータなら白黒反転）
・不適切な入力を警告（エラー）する
通常、執行額は予算額以下でないといけないので（予算額オーバーは不可）、入力数値が正しいか、セルを赤くして警告しています。
ただし、「条件付き書式」は、「説明」が出ないので、別途エラーメッセージを出すなり、メモ帳に表示するなり、の工夫が必要です。
なお、数値以外でも、文字データ（文言）の適・不適も判断できます。
・ガントチャートも作れる
その気になれば、こんなガントチャートもできます。各作業の日付を入れるだけで、該当欄の色が変わります(あくまで簡易版。本格的な進捗管理は、事業のキモですから、もっと工夫した方がいいでしょう）。
こういうところに、あんまり凝ってはいけないとは思います。
⇒具体的な設定方法はこちら（2025/9/2追加）
条件付き書式レッスン⑩ ガントチャート
というわけで、
「条件付き書式」は、
「違い」や「未入力」や「エラーを目立たせる
とことができます。
使いこなせると大変便利な「条件付き書式」ですが、メリットもデメリットもあります。
「条件付き書式」のメリット・デメリット
○メリット
・余分なセル（メッセージ用のセル等）を必要としない。
＊IF等でエラーメッセージを表示する場合、別セルが必要(上の例）
・消しても数式に影響を与えない。
＊照会時には「条件付き書式」（色付き）を設定して、取りまとめて報告する際は、「条件付き書式」を削除（色なし）にする、など（私、多用してます）。
＊例外あり（色によるフィルター掛け等）
○デメリット（と対処方法）
・数式ではないため、セルを見ても何が設定）されているか分からない（なぜ、色が付くのかわからない。なんのエラーか分からない）。(数式なら解読できるが・・・）
⇒メモで説明する。
・設定の取り消し方がが分からない。
⇒「条件つき書式」の削除方法も記載しておく
Alt ⇒ L ⇒ C ⇒ S（該当セルだけ）又は E（シート全体）
・「条件付き書式」の数式欄にうまく数式が入らない（クリックするとセルが入ってしまう等）
⇒あらかじめ、シート内のどこかのセルで数式を作って「TURE」か「FALSE」を確認した上で「条件付き書式」の該当セルにコピーする（大抵の場合 計算結果がTURE/真/そのとおり、か、FALSE/偽/違う、かの確認でになる）。
例）下のように数式を入れた後に
=WEEKDAY(B3,2)>5」という計算式の「B3」を「$B3」に直そうとして、「＞５」の後ろにカーソルを合わせてから矢印キーでカーソルを動かそうとすると・・・
「=WEEKDAY(B3,2)>5+$A$3」のように、意図しない「+＄A$3」が入ってしまいます。（直接カーソルをＢ３に持ってくればいいのですが、細かいカーソル当ては面倒です）。
こうならないためには、あらかじめセルに数式を入れて完成させてから、「条件付き書式」に張り付けます。
・多用するとファイルが重くなる。
⇒必要最小減の設定にする（範囲も内容も）
こんなところでしょうか。
色々、とっつきづらさもありますが、先述のとおり、使えると便利です。
特に、「様式を作る人」は、是非！
様式に「仕掛け」をしておくことで、入力者による見落としやミスが減ります（よくある「お役所」の様式は、入力欄の下とか別紙に、びっしり注意書きが書いてありますが、そんなのいちいち見てやっていられません。特に画面上では。入力するにセルに説明を入れて（メモ）で、変な内容だったらエラー表示すればいいんです。）
メリットもあるけど、デメリットもある。
従って、使い方を知らないと、使えない（なんでもそうですけど）。
魔法の杖を使いこなすには、呪文（と基礎知識）が必要なように、「条件付き書式」も、呪文（条件）とエクセルの基礎知識（数式やセルの書式設定）が必要です。
以上で「条件付き書式」の概要は終わり。
と、ここで終わったら、よくある「○○は重要だからマスターしましょう」という「抽象論」と同じになってしまいます。
次回からは、具体例を挙げて順次説明していきます。
今回は、そのためのイントロダクションでした。
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最近どんどんタイトル画像が窮屈になってきてます。いけない、いけない・・・
