「分かりそう」で「分からない」でも「分かった」気になれるIT用語辞典
第九十九回：脱・時間貧乏
今日は2024年2月29日です。そろそろ春ですね。ちょっと気取ってみましょうか。そんな益体もない話をしたところで今回もゆるく行ってみましょう。超不定期連載「分かりそう」で「分からない」でも「分かった」気になれるITコラムでございまぁす。このコーナーでは、各用語の説明ページでは取り上げにくいIT関連のネタをテーマに、だらだらと思いついたことを書いていきます。みなさんが「あぁ、なんか役に立ちそうな気もするけど、役に立たないかなぁ。でも、もしかしたら役に立つかも」と思える情報を発信できるように頑張ります！
はじめに
栄えある九十九回目のテーマは……ピヨピヨピヨピヨ（ぴよぴよ的ドラムロール）……じゃん！
脱・時間貧乏
です。
今回もITと関係ないネタですが、どーんまい。
今回のコラムは、お仕事いっぱいで時間が足りていない社会人の方に向けて、私が業務を効率化する際にやっていることをご紹介します。
みなさんの中にも、きっといますよね。
「アレもコレもやらなくちゃいけないけど時間が足りないよ～（＞＿＜）」な人が。
そんな人たちは必見です！……と強くオススメできるほどではないかもしれませんが、もしかしたら役に立つかもしれません。
気が向いたら読んでやってちょーだい。
なお、お忙しい人に向けて先に結論を書いておくと、今回のコラムで言いたいことは
効率化とか考える前に、やらないことを探せ
です。
そのやり方をズラズラっと説明します。
考え方は、お金と同じ
突然ですが、みなさんは、お金が好きですか？
私は好きです。
使えるお金がいっぱいあると嬉しいです。
使えるお金を増やす方法は単純です。
１．収入を増やす
２．支出を減らす
のどちらかしかありません。
実は時間も同じです。
使える時間を増やす方法は
１．投入する時間を増やす
２．費やす時間を減らす
のどちらかしかありません。
お仕事の話であれば「１．投入する時間を増やす」は残業したり休日出勤したりです。
「２．費やす時間を減らす」は作業自体をやらなくて済むようにしたり他の人にやってもらったり作業のやり方を効率化して作業時間を短縮したりです。
「１．投入する時間を増やす」と「２．費やす時間を減らす」のどちらを優先するべきかですが、個人レベルであれば「２．費やす時間を減らす」を優先して考えた方が良いでしょう。
理由は「１．投入する時間を増やす」は
１．比較的簡単に実現可能
２．最初は一時的な対処のつもりだったのに常態化しやすい
３．やり過ぎると心身の健康を損なう
からです。
お手軽だけどマイナス要素も少なくないわけです。
そのため「１．投入する時間を増やす」は最後の切り札的な扱いにして、もったいぶって取っておくことをオススメします。
ピンチのときでも「まだ……まだアレがある。アレを使えば何とかなる！」という精神の安定につながるからです。
ということで、次の章からは「２．費やす時間を減らす」ために私が何をするかを、お話しします。
最初にやるのは「やらない」こと
費やす時間を減らすためにまずやるべきこと、それは
やらないことを探す
です。
これは絶対に最初にやってください。
何故なら
無駄な作業は効率化しても無駄な作業
だからです。
仮に「これって、やる意味あるのかな？」な作業に10時間かかっているとしましょう。
これを効率化して1時間でやれるようにしました。
スゴい！
9時間も捻出できた！
業務改善に成功したぞ！
違わないけど違います。
その作業に価値がないのであれば、最初の時点は「-10」です。
効率化したことによって「-1」になりました。
でも、そもそも、やらなければ「0」です。
無駄な作業は効率化しても無駄な作業であることに変わりはありません。
無駄な作業に時間を費やすなら、お昼寝でもしていた方が、よっぽど有意義でしょう。
無駄な作業の効率化は罠です。
パッと見では成果が実感できるからです。
確かに10時間かかっていた作業が1時間でやれるようになったらスゴいです。
使える時間が9時間も増えます。
サイコー！
でも、その喜びが「それでも1時間無駄にしている」という事実を見えなくします。
この1時間ももったいないですよね？
どうせだったら全部の時間を有効活用したいですよね？
だから最初にやるべきことは
やらないことを探す
なのです。
お金を節約するときと一緒です。
安く買えた？
お買い得だった？
買わなければ出費は0円ですよ？
やらないことを探すときの心がまえ
前の節で、やらないことを探す重要さを熱く語ってみました。
それでは、やらないことを探しましょう……の前に、大事な心がまえをお伝えしておきます。
それは
無駄な作業なんてない
です。
おいおい、さっきは「無駄な作業は効率化しても無駄な作業」って言ったじゃん。
それなのに今度は「無駄な作業なんてない」かよ。
論理が破綻してるぞ！このアンポンタンがぁ！……と思った人は落ち着いてください。気持ちは分かるけど。
今回のコラムは、できるだけ一般化して話すように心がけていますが、お仕事の業務改善を主なテーマとしています。
そこで聞きたい。
お仕事なのに無駄なことに時間を使ってるの？
お仕事ですよね。
お金をいただいているのですよね。
それなら、すべての作業は利益を生むこと（とか社会貢献とか）に何かしらつながることをやっているはずです。
本当に無駄な作業をやっていたら、社長なり何なりのあなたにお金を払う立場の人が「おい、そんな無駄なことをやるな。もっとお金になることをやれ」と怒るでしょ。
まぁ実際には本当に無駄な作業をやっている場合もあるでしょうけどね。
今回は
お仕事でやっている作業で無駄な作業はない
という前提で考えてください。
それを前提とすると、お仕事でやる作業は、すべて
１．やらないといけないこと
２．やった方が良いこと
のどちらかに分類されます。
これが、とても重要なポイントのひとつです。
やらないことを探す上で「やらなくて良いことはないかな？」という視点で探すと1つも見つかりません。
やらなくて良いことは最初からやっていないはずだからです。
探すのは「２．やった方が良いこと」の中から
１．止めたことで生じる不都合を許容できる
２．生じる不都合よりも捻出できる時間の価値の方が高い
なやつを探すのです。
やった方が良いことなので、やらなければ何らかの不都合が生じます。
誰かが困ります。
それが前提です。
その不都合を許容する覚悟を持ってください。
そうしないと何も変えられません。
「その作業は価値があるのかな？」ではなく「その作業はかけた時間に見合う価値があるのかな？」という観点で考えてください。
お金を節約するときと一緒です。
そもそも自分が無駄だと思う物は最初から買っていないじゃないですか。
お酒だって煙草だってケーキだって、自分にとって必要だから買っているのです。
でも、それでお金が足りないのであれば何かを我慢するしかありません。
お金に余裕があれば買っても良いですけどね。
足りないなら何かしら我慢しないといけないのです。
やらないことの探し方その1：時間の家計簿をつける
ここまで長々と心がまえを語ってきました。
ここから実践編に入ります。
まずは、お金で考えてみましょう。
無駄遣いを止めたいときに最初にやるべきことは何でしょうね？
答えは
何にお金を使っているか把握する
です。
よくやるのは、家計簿をつけ始めることではないでしょうか。
時間も同じです。
時間の無駄遣いを止めたいときに最初にやるべきことは
何に時間を使っているか把握する
です。
時間の家計簿をつけましょう。
一般的な家計簿では、その日に使ったお金を表に書き込みます。
時間の家計簿も考え方は同じです。
出社してから退社するまでにやったことを時系列に沿ってズラズラっと書いていくのです。
例えば、以下のような内容です。
| No. | 内容 |
|---|---|
| 1 | メールチェック |
| 2 | 部署の朝会に参加 |
| 3 | 顧客電話対応 |
| 4 | 経営会議に参加 |
| 5 | 社内電話対応 |
| 6 | 顧客電話対応 |
| 7 | 顧客との打ち合わせ（対面） |
| 8 | 顧客との打ち合わせ（オンライン） |
| 9 | プログラミング |
| 10 | 顧客電話対応 |
| 11 | プログラミング |
| 12 | 日報作成 |
これを、できれば1ヵ月分記録します。
1ヵ月分記録すれば月次の処理（毎月発生する処理）まではカバーできるからです。
※数ヵ月に1回しか発生しない作業は別途、追記するなり何なりしてフォローします。
さて、1ヶ月分の作業が洗い出せました。
次は集計作業です。
と言っても難しいことではありません。
同じ項目が複数あるはずなので、それを1つにまとめるだけです。
例えば
| No. | 内容 |
|---|---|
| 1 | メールチェック |
| 2 | 部署の朝会に参加 |
| 3 | 顧客電話対応 |
| 4 | 経営会議に参加 |
| 5 | 社内電話対応 |
| 6 | 顧客電話対応 |
| 7 | 顧客との打ち合わせ（対面） |
| 8 | 顧客との打ち合わせ（オンライン） |
| 9 | プログラミング |
| 10 | 顧客電話対応 |
| 11 | プログラミング |
| 12 | 日報作成 |
を
| No. | 内容 |
|---|---|
| 1 | メールチェック |
| 2 | 部署の朝会に参加 |
| 3 | 顧客電話対応 |
| 4 | 経営会議に参加 |
| 5 | 社内電話対応 |
| 6 | 顧客との打ち合わせ |
| 7 | プログラミング |
| 8 | 日報作成 |
のようにまとめます。
今回は「顧客との打ち合わせ（対面）」と「顧客との打ち合わせ（オンライン）」を1つにまとめましたが、分けておいた方が良さそうなら分けてもOKです。
自分なりの「これとこれは同じ作業だよね」で集約してください。
これで作業の洗い出しは完了です。
時間の家計簿がつけ終わりました。
お疲れ様です。
次の段階に進みましょう。
やらないことの探し方その2：時間の家計簿に情報を追加する
前の節で時間の家計簿をつけました。
まず
| No. | 内容 |
|---|---|
| 1 | メールチェック |
| 2 | 部署の朝会に参加 |
| 3 | 顧客電話対応 |
| 4 | 経営会議に参加 |
| 5 | 社内電話対応 |
| 6 | 顧客電話対応 |
| 7 | 顧客との打ち合わせ（対面） |
| 8 | 顧客との打ち合わせ（オンライン） |
| 9 | プログラミング |
| 10 | 顧客電話対応 |
| 11 | プログラミング |
| 12 | 日報作成 |
のように、やった作業をひたすら羅列し、それを
| No. | 内容 |
|---|---|
| 1 | メールチェック |
| 2 | 部署の朝会に参加 |
| 3 | 顧客電話対応 |
| 4 | 経営会議に参加 |
| 5 | 社内電話対応 |
| 6 | 顧客との打ち合わせ |
| 7 | プログラミング |
| 8 | 日報作成 |
のようにまとめてあります。
次です。
それぞれの作業に対して「重要度」「優先度」「やりたい度」を設定します。
| No. | 内容 | 重要度 | 優先度 | やりたい度 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | メールチェック | |||
| 2 | 部署の朝会に参加 | |||
| 3 | 顧客電話対応 | |||
| 4 | 経営会議に参加 | |||
| 5 | 社内電話対応 | |||
| 6 | 顧客との打ち合わせ | |||
| 7 | プログラミング | |||
| 8 | 日報作成 |
「重要度」「優先度」「やりたい度」を設定するのは「この作業やる？やらない？」の判断材料にするためです。
私は「仕事には前向きさも重要だよね」という考えなので「やりたい度」を用意していますが、不要な人は消しても構いません。
逆に項目を追加しても構いません。
増やし過ぎると入力するのが大変になるのでオススメはしませんけどね。
「この作業やる？やらない？」の判断材料になるものであれば追加してOKです。
次にいきましょう。
「重要度」「優先度」「やりたい度」の設定の仕方について説明します。
「やりたい度」は大丈夫だと思いますが、厄介なのが「重要度」と「優先度」です。
これは悩み始めると、いたずらに時間を浪費します。
そこで、まず「重要度」と「優先度」における「高」「中」「低」の基準を決めます。
例えば
■重要度
高：プログラミングに関係する作業
中：顧客と関わる作業
低：顧客と関わらない作業
■優先度
高：顧客と関わる作業
中：プログラミングに関係する作業
低：「高」「中」以外の作業
のような形です。
基準を決めたら、その基準をもとにして機械的に「重要度」と「優先度」を設定します。
今回の例であれば
| No. | 内容 | 重要度 | 優先度 | やりたい度 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | メールチェック | 低 | 低 | |
| 2 | 部署の朝会に参加 | 低 | 低 | |
| 3 | 顧客電話対応 | 中 | 高 | |
| 4 | 経営会議に参加 | 低 | 低 | |
| 5 | 社内電話対応 | 低 | 低 | |
| 6 | 顧客との打ち合わせ | 中 | 高 | |
| 7 | プログラミング | 高 | 中 | |
| 8 | 日報作成 | 低 | 低 |
のようになります。
ついでなので「やりたい度」も設定してしまいましょう。
やりたい度の設定基準は
高：やりたい
中：やっても良い
低：やりたくない
です。
今回は
| No. | 内容 | 重要度 | 優先度 | やりたい度 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | メールチェック | 低 | 低 | 中 |
| 2 | 部署の朝会に参加 | 低 | 低 | 低 |
| 3 | 顧客電話対応 | 中 | 高 | 低 |
| 4 | 経営会議に参加 | 低 | 低 | 低 |
| 5 | 社内電話対応 | 低 | 低 | 低 |
| 6 | 顧客との打ち合わせ | 中 | 高 | 低 |
| 7 | プログラミング | 高 | 中 | 高 |
| 8 | 日報作成 | 低 | 低 | 低 |
のように設定しました。
さて、これで「重要度」「優先度」「やりたい度」が埋まりました。
これで完成……では、ありません。
ここまでは（「やりたい度」以外は）基準に沿って機械的に設定しただけです。
これをたたき台として自分の肌感覚に基づいて修正します。
例えば
| No. | 内容 | 重要度 | 優先度 | やりたい度 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | メールチェック | 中 | 低 | 中 |
| 2 | 部署の朝会に参加 | 低 | 低 | 低 |
| 3 | 顧客電話対応 | 中 | 低 | 低 |
| 4 | 経営会議に参加 | 低 | 低 | 低 |
| 5 | 社内電話対応 | 低 | 低 | 低 |
| 6 | 顧客との打ち合わせ | 中 | 高 | 低 |
| 7 | プログラミング | 高 | 中 | 高 |
| 8 | 日報作成 | 低 | 低 | 低 |
のように手入力で修正するのです。
今回の例では「メールチェックをしないと状況把握できないよね。重要じゃん！」と考えて「メールチェック」を「低」から「中」に変えました。
ちなみに「高」じゃないのは「まぁ、見落としても誰かが口頭で教えてくれるっしょ（－－）」と思っているからです。
また「顧客電話対応は自分がやらなくても良いかな」と思ったので「顧客電話対応」を「高」から「低」に変えました。
わざわざ
１．基準に沿って機械的に入れる
２．自分の肌感覚に合わせて修正する
のように段階を踏んだのは「こっちは『高』だよね。こっちは『中』……いや、こっちが『高』だからこれも『高』かな？」みたいに迷うのをできるだけ避けるためです。
最初から何となくの感覚で設定していくと多分ドツボにハマります。
あと、手で変えたところは色分けするなりして分かるようにしておいた方が良いです。
そうすることで
１．入力ミスか意図的な変更か判断できる
２．業務に対する解像度が上がる
効果が期待できます。
「１．入力ミスか意図的な変更か判断できる」は分かりますよね。
もし基準では「高」なのに実際の入力が「中」になっていた場合、それが意図的なものか否かを判断できます。
「２．業務に対する解像度が上がる」は「手入力したものは原則から外れている」からです。
基準に従えば「低」なのに「高」に意図的に書き換えたということは何らかの理由があるはずです。
その理由を紐解いていくと「うん、その通りだね」となることもあれば「ありゃ、勘違いだったわ」となることもあるでしょう。
どちらにせよ、その業務に対する理解度が上がるはずです。
話が脱線しましたが、これで時間の家計簿は完成です。
お疲れ様でした。
次は、いよいよメインディッシュです。
やらないことを探します。
やらないことの探し方その3：やることを半分にしてみる
前の節までで時間の家計簿を作りました。
例えば
| No. | 内容 | 重要度 | 優先度 | やりたい度 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | メールチェック | 中 | 低 | 中 |
| 2 | 部署の朝会に参加 | 低 | 低 | 低 |
| 3 | 顧客電話対応 | 中 | 低 | 低 |
| 4 | 経営会議に参加 | 低 | 低 | 低 |
| 5 | 社内電話対応 | 低 | 低 | 低 |
| 6 | 顧客との打ち合わせ | 中 | 高 | 低 |
| 7 | プログラミング | 高 | 中 | 高 |
| 8 | 日報作成 | 低 | 低 | 低 |
みたいなやつです。
この時間の家計簿に載っている内容が、あなたが今やっている業務のすべてです。
時間の家計簿を作ったことで現状の業務整理が終わりましたね。
次は、いよいよメインディッシュです。
やらないことを探しましょう。
……と言ってもどこから手をつけて良いか分からないと思うので課題を出します。
「仮に」で良いので、やる業務を半分にしてください。
ちなみに「半分」というのは適当に決めました。
本当は「5個、減らす」でも「10個に絞る」でも何でも良いです。
究極形は「1つに絞る」ですね。
時間をたくさん捻出したければたくさん減らせば良いですし、できるだけ現状維持したいなら1個とか2個とか少しだけ減らせば良いです。
それでは、やってみましょう。
はい、ここが覚悟の見せ所ですよー。
頑張って半分に絞ってくださーい。
えっ？
半分にしたら業務が回らない？
どんまーい。
業務が回らなくても仕方ないと割り切って半分に絞ってくださーい。
ほら、頑張れ頑張れ。
「仮に」の話なんだから悩み過ぎないで良いっすよ。
……あっ、終わりました？
お疲れ様です。
この作業を通して、あなたの中に、あなたなりの業務の優先順位が出来上がったはずです。
そんなに明確ではなくても良いです。
少なくとも、残した半分は削った半分より、やる必要があると思っていますよね？
これで
１．現状やっている作業の一覧（時間の家計簿）
２．自分なりに考えた作業の優先順位
が揃いました。
いよいよ次が最後です。
仕上げに入ります。
やらないことの探し方その4：上司に相談する
前の節までの作業を通して
１．現状やっている作業の一覧（時間の家計簿）
２．自分なりに考えた作業の優先順位
が揃いました。
いよいよ仕上げです。
この2つを携えて
上司に相談する
のです。
ここまでにやってきたことは、すべて、あなた目線です。
あなたの「こうだと思うんだよね」を下地にしています。
それはそれで必要なのですが、会社側の都合もあります。
あなたの都合だけでは決定できません。
そこで、ここまでに揃えた情報を携えて、上司に相談・交渉するのです。
あなたの労働時間くらいは上司も把握しているでしょう。
ただし、それだけでは「ふーん、いっぱい働いているねー」くらいしか分かりません。
場合によっては「あいつ、いつも遅くまで残っているけど何をやっているんだ？」と思っている可能性すらあります。
そこまでではないとしても、単に「仕事が多くてキツいっす」と言われただけでは上司も困るでしょう。
どこから手をつけて良いか分からないはずです。
そこで登場するのが
１．現状やっている作業の一覧（時間の家計簿）
２．自分なりに考えた作業の優先順位
です。
実際問題、あなたのお仕事を減らせるのは、あなたではありません。
あなたの上司です。
あなたができることは、上司に現状を訴えて、上司の判断を仰ぐことです。
ちょっとした作業なら、あなたの判断で「やるの、やーめた」とできるかもしれませんけどね。
それで捻出できる時間は微々たるものでしょう。
ガッツリ時間を確保したいのであれば上司を巻き込むことは必須です。
現状を共有して一緒に考えてもらう必要があります。
現状を共有してもらうために作ったのが「１．現状やっている作業の一覧（時間の家計簿）」です。
また、相手が上司でも丸投げは良くありません。
「困ってるから、あとヨロシクー」では印象は良くないでしょう。
まず自分で考えて、その考えを上司に伝えて、その上で上司の判断を仰ぐ方が前向きに考えてもらえるはずです。
そのために自分の考えを形にしたのが「２．自分なりに考えた作業の優先順位」です。
さぁ、2つの武器を携えて、上司から時間を勝ち取ってくるのです！
……えっ？ダメだった？
話も聞いてもらえなかった？
そりゃーアレですね。
辞めちまえっ（－Ａ－）
まとめ
今回は
脱・時間貧乏
というテーマで好き勝手に語ってみました。
今回のコラムで言いたいことは
効率化とか考える前に、やらないことを探せ
です。
無駄な作業は効率化しても無駄な作業です。
無駄な作業に時間を費やすなら、お昼寝でもしていた方が、よっぽど有意義でしょう。
よって最初にやるべきことは
やらないことを探す
です。
ただし、お仕事において無駄な作業はありません。
無駄な作業は、そもそもやっていないはずだからです。
お仕事でやる作業は、すべて
１．やらないといけないこと
２．やった方が良いこと
のどちらかに分類されます。
その上で「２．やった方が良いこと」から「やらないこと」を探すのです。
そのための前段階として時間の家計簿を作ります。
作り方は
１．毎日、何に時間を使ったかをすべて記録する
２．「１」を1ヵ月続ける
３．「２」の結果を集計する
４．それぞれの作業に対して「重要度」「優先度」「やりたい度」を設定する
※「重要度」「優先度」の決め方
(1)まず「高」「中」「低」の基準を決める
(2)各作業に対して、基準に沿って機械的に設定する
(3)上から見直していって、肌感覚に合わない部分を手で書き換える（書き換えたところは色を変える）
です。
時間の家計簿を作ったら、それをもとにして「もし、やる作業を半分にするとしたら何を止める？」を考えてみましょう。
仮の話なので実現性は考慮する必要ありません。
無理やりにでも半分にしてください。
それらの作業を通して
１．現状やっている作業の一覧（時間の家計簿）
２．自分なりに考えた作業の優先順位
が用意できるはずです。
あとは仕上げです。
上司に相談する
のです。
実際問題、あなたのお仕事を減らせるのは、あなたではありません。
あなたの上司です。
「１．現状やっている作業の一覧（時間の家計簿）」と「２．自分なりに考えた作業の優先順位」の2つを携えて上司に相談・交渉しましょう。
蛇足なおまけ
最初にやるのは「やらないことを探す」ですが、その後は、やる作業に対して「どうすれば、かける時間を減らせるかな？」を考えます。
そのやり方は、気が向いたら、いつか書きますね。
思いつきで始めて惰性で続けている「分かりそう」で「分からない」でも「分かった」気になれるITコラムですが、いかがでしたでしょうか。また何かネタがあったら、ちまちまと更新していきます。コンゴトモヨロシク。
